Die Zukunft des Arbeitens: Was Unternehmen jetzt beachten sollten

Die vergangenen zwei Jahre haben auch die gewohnte Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Dabei war das Homeoffice für eine Weile sogar verpflichtend. Viele Firmen stehen nun vor der Frage, wie sie mit der neuen Freiheit ihrer Mitarbeitenden in Zukunft umgehen sollen – und welche Rolle die IT dabei spielt.

Hieß es Anfang der 2000er-Jahre noch, das Internet würde zu einer Vereinsamung und Abschottung von Menschen führen, so haben wir in der Pandemie erlebt, wie Online-Dienste wichtige Verbindungen aufrechterhalten können. Hier ist sogar ein neues Verb entstanden wie einst „googeln“ für das Bedienen der berühmten Suchmaschine. Jetzt „zoomen“ wir uns durch die Arbeitswoche. Sogar Yogakurse laufen inzwischen über Videokonferenz-Apps wie Zoom, MS Teams oder Google Meet. „Die Gelegenheiten, den Dienst anzuwenden, sind rapide gewachsen, weil Menschen Zoom in ihre Arbeit, ihr Lernen und ihr persönliches Leben integriert haben“, hat Zoom-Gründer Eric S. Yuan 2020 treffend festgestellt. Dabei dürfte der Videokonferenzanbieter noch 2019 den meisten Privatleuten unbekannt gewesen sein. Im Dezember 2019 nutzten weltweit zehn Millionen Menschen Zoom – im April 2020 waren es bereits 300 Millionen User – pro Tag wohlgemerkt.

Remote und produktiv

Auch Microsoft hat in diesem Bereich stark zugelegt und kommt aktuell auf 115 Millionen User, die Tag für Tag MS Teams für Videokonferenzen nutzen. Die schnelle Umstellung von klassischem Büroalltag zum Homeoffice haben diese Dienste jedenfalls deutlich erleichtert. Jetzt gehören Videokonferenzen so selbstverständlich zu unserer Arbeit wie das Lesen von E-Mails.

Hierbei haben nicht nur die Mitarbeitenden eine steile Lernkurve hingelegt, sondern auch die Vorgesetzten, die es erstmal hinnehmen mussten, ihren Belegschaften dieses Mehr an Freiheit zuzubilligen. Chefs, die ihre Mitarbeiter nur noch einmal täglich in einer Videokonferenz sehen, müssen notgedrungen etwas Kontrolle abgeben und ihren Angestellten mehr Eigenverantwortung zugestehen. Inzwischen hat sich die Erkenntnis herauskristallisiert, dass die Produktivität im Grunde gar nicht unterm Homeoffice gelitten hat. Laut einer Studie des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) planen gut ein Drittel der Unternehmen, auch nach Corona am Homeoffice für ihre Mitarbeiter festzuhalten. Die Krankenkasse DAK hat zudem in einer Umfrage ermittelt, dass 56 Prozent der Beschäftigten in Deutschland zu Hause produktiver seien als im Büro. Zwei Drittel der Befragten erklärten zudem, sie könnten Beruf und Familie besser miteinander vereinbaren.

Jetzt neue Sicherheitsrichtlinien einführen

Der Digitalisierungs-Schub, der mit der Pandemie einhergegangen ist, hat auch IT-Administratoren vor neue Herausforderungen gestellt. Schließlich haben nicht alle Remote-Worker ein Firmen-Notebook bekommen, viele arbeiten auf ihrem privaten Computer. Das Gespenst der „Schatten-IT“, die so entstanden ist, geht weiter um. Auch haben längst nicht alle vom Homeoffice aus eine sichere VPN-Verbindung zum Unternehmens-Netzwerk genutzt. Aber spätestens jetzt, wo klar ist, dass Homeoffice zum Normalfall wird, sollten Firmen über Lösungen und Equipment nachdenken, die ein höheres Maß an IT-Sicherheit garantieren.

Auch wer wieder komplett eine Anwesenheitspflicht im Büro einführt, sollte auf Nummer sicher gehen. Dann nämlich könnte es vorkommen, dass Mitarbeiter ihre beruflichen Daten auf USB-Sticks wieder auf den Firmen-PC laden und dabei ungewollt Viren oder Trojaner einschleppen oder in dem Moment das Firmennetzwerk infizieren, wenn sich das Notebook nach Monaten wieder erstmals mit dem Unternehmens-Netzwerk verbindet. Hier sollten Admins unbedingt eine Sicherheitsüberprüfung vornehmen. Auch die nun häufig angebotenen Hybridmodelle, wo also das Arbeiten sowohl vom Büro aus als auch im Homeoffice möglich ist, machen es für die IT-Abteilungen nicht leichter. Es macht Sinn, den Faktor Mensch stärker miteinzubeziehen und Mitarbeiter stärker für Datensicherheit zu sensibilisieren und neue Richtlinien einzuführen.

Zeitgemäße Büros

Die große Frage, wie sich die Arbeitswelt entwickeln wird, ist auch eine persönliche. Nur im Homeoffice zu arbeiten, ist nicht jedermanns Sache. Und jeden Tag unter Leuten zu sein im Büro, kann für manche auch stressig sein. Mitarbeitern hier eine flexible Wahlfreiheit einzuräumen, macht sicherlich Sinn und dürfte zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Gleichzeitig sollten Unternehmen ihre Bürokonzepte auf den Prüfstand stellen und für ihre Belegschaft attraktiver und zeitgemäßer machen: „Die beste Arbeitsumgebung ist laut unseren Studien die, die den vielfältigen Anforderungen der Nutzer begegnet, verschiedene Optionen für Alleinarbeit und Kooperationsarbeit zur Verfügung stellt und damit nachhaltig unsere Gesundheit und Leistungsfähigkeit unterstützt“, sagt Stephanie Wackernagel vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in einem Interview mit Office Inspiration. „Wichtig ist auch die Möglichkeit der persönlichen Selbstbestimmung. Vorgesetzte sollten ihren Mitarbeitern Vertrauen schenken und sie die Arbeitsmöglichkeit nutzen lassen, die am besten zu den aktuellen Anforderungen und auch Bedürfnissen passt. Ein weiteres Top-Thema sind Rückzugsmöglichkeiten. In einer vielfältigen Arbeitsumgebung bestehen auch Raum- und Flächenangebote für die kurzzeitige Erholung. Bei dem heutigen Arbeitstempo, ist das unerlässlich.“